Backup für die Familie: die 3-2-1-Regel ohne Technikstudium

Die Fotos vom ersten Schultag, die Zeugnisse als PDF, die Rezepte der Großmutter, eingescannt: In vielen Familien liegt das alles auf einem oder zwei Handys und einem Laptop. Solange alles läuft, denkt niemand daran. Gefragt wird erst, wenn das Handy in den See gefallen ist, der Laptop nicht mehr startet oder ein Kind beim Aufräumen den falschen Ordner gelöscht hat.

Ein Backup klingt nach Technik. In Wirklichkeit ist es eine Gewohnheit mit zwei Schaltern und einer Festplatte. Dieser Artikel zeigt, wie das geht, ohne dass Sie Fachbegriffe lernen müssen.

Vier Wege, wie Daten verloren gehen

Es hilft, die Gründe zu kennen, weil jeder Grund eine andere Antwort braucht:

1. Verlust oder Diebstahl. Das Handy ist weg, mit allem darauf.
2. Defekt. Festplatten, Speicherkarten und Handys gehen irgendwann kaputt, manchmal ohne Vorwarnung.
3. Eigenes Löschen. Ein Ordner wird versehentlich gelöscht, ein Gerät zurückgesetzt, ohne dass vorher gesichert wurde.
4. Erpressungssoftware. Schadsoftware verschlüsselt Dateien und verlangt Geld für die Entschlüsselung. Das kann Betriebe ebenso treffen wie private Computer.

Gegen alle vier hilft dasselbe: eine Kopie an einem anderen Ort, aus der Sie etwas zurückholen können.

Die 3-2-1-Regel in einem Satz

Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt die Regel so: Drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien sollen auf zwei verschiedenen Medien und an mindestens einem weiteren Ort gespeichert werden.

Für eine Familie übersetzt:

• 3 Kopien: das Original am Handy oder Laptop, eine Kopie in der Cloud, eine Kopie auf einer externen Festplatte.
• 2 Medien: Cloud und Festplatte sind zwei verschiedene Arten, Daten zu speichern. Wenn eine ausfällt, bleibt die andere.
• 1 außer Haus: Mindestens eine Kopie liegt nicht dort, wo die Geräte stehen. Die Cloud ist ohnehin außer Haus. Die Festplatte können Sie zum Beispiel bei den Großeltern oder im Büro aufbewahren. Das BSI empfiehlt, ein physisches Speichermedium an einem anderen Ort aufzubewahren als den gesicherten Computer, damit Einbruch oder Brand nicht beides treffen.

Das ist alles. Mehr braucht ein Haushalt nicht.

Ein häufiger Irrtum: „Meine Fotos sind eh in der Cloud“

Viele Handys laden Fotos automatisch in einen Cloud-Speicher. Das ist gut, aber es ist nicht dasselbe wie ein Backup. Der Unterschied liegt im Wort Synchronisation: Der Cloud-Ordner spiegelt das Handy. Löschen Sie ein Foto am Handy, verschwindet es nach einiger Zeit auch in der Cloud. Die US-Behörde CISA weist in ihrem Leitfaden zu Erpressungssoftware darauf hin, dass verschlüsselte Dateien in die Cloud synchronisiert werden und dort unbeschädigte Versionen überschreiben können.

Ein Backup dagegen hält einen früheren Stand fest. Viele Cloud-Dienste bieten dafür einen Papierkorb oder frühere Versionen an, oft für eine begrenzte Zeit. Die Festplatte im Kasten ist die Kopie, die von all dem nichts mitbekommt.

Schritt 1: Das Handy sichert sich selbst (zwei Minuten)

Beide großen Handy-Systeme haben eine eingebaute Sicherung. Sie müssen sie nur einschalten und einmal nachsehen, ob sie läuft.

Android: Einstellungen, dann System, dann Sicherung. Bei manchen Herstellern liegt der Punkt unter Einstellungen, Google, Sicherung. Schalten Sie die Sicherung ein und lesen Sie das Datum der letzten Sicherung ab.

iPhone: Einstellungen, dann tippen Sie oben auf Ihren Namen, dann iCloud, dann iCloud-Backup. Schalten Sie es ein und lesen Sie „Letztes Backup“ ab.

Steht dort ein Datum von heute oder gestern, ist die erste Kopie erledigt. Steht dort „nie“ oder ein altes Datum, schließen Sie das Handy über Nacht an Strom und WLAN an; dann läuft die Sicherung meist von selbst.

Der kostenlose Speicher reicht für viele Familien nicht für alle Fotos. Ob sich mehr Speicher lohnt, entscheiden Sie selbst. Kaufen Sie ihn aber nur in den Einstellungen des Handys, nie über einen Link in einer Nachricht. Watchlist Internet nennt „Ihr Cloud-Speicher ist voll“ als häufige Geschichte in gefälschten Nachrichten.

Schritt 2: Die Festplatte im Kasten (einmal im Monat, zehn Minuten)

Kaufen Sie eine externe Festplatte, die zur Menge Ihrer Fotos passt. Einmal im Monat stecken Sie sie an den Laptop, kopieren die neuen Fotos und Dokumente darauf und stecken sie danach wieder ab.

Das Abstecken ist der wichtigste Teil. Das BSI rät, das Speichermedium außerhalb der Sicherung vom Gerät zu trennen, damit Schadsoftware oder Defekte nicht auch die Sicherungskopie beschädigen. Eine Festplatte, die dauerhaft angesteckt ist, wird im Ernstfall mit verschlüsselt oder mit gelöscht. Eine Festplatte im Kasten nicht.

Am Laptop können Sie das auch automatisieren. Unter Windows gibt es den Dateiversionsverlauf, am Mac Time Machine. Beide sichern automatisch, sobald die Festplatte angesteckt ist. Das BSI hat für beide Systeme Schritt-für-Schritt-Anleitungen veröffentlicht.

Ein praktischer Tipp für Familien: Legen Sie einen fixen Termin fest, etwa den ersten Sonntag im Monat, und machen Sie daraus eine kleine Aufgabe für ein älteres Kind. So bleibt die Gewohnheit nicht an einer Person hängen.

Schritt 3: Einmal zurückholen

Ein Backup ist erst dann eines, wenn Sie daraus schon einmal etwas zurückgeholt haben. Auch CISA empfiehlt, die Wiederherstellung regelmäßig zu testen.

Das geht schnell: Öffnen Sie auf einem anderen Gerät ein Foto aus der Cloud. Stecken Sie die Festplatte an und öffnen Sie dort ein Dokument. Wenn beides aufgeht, wissen Sie, dass Ihre Sicherung funktioniert. Wenn nicht, wissen Sie es jetzt und nicht an dem Tag, an dem Sie es brauchen.

Was in die Sicherung gehört

Nicht alles muss gesichert werden. Apps lassen sich neu installieren, Filme neu herunterladen. Was nicht ersetzbar ist, gehört in die Sicherung:

• Fotos und Videos
• eingescannte Dokumente: Zeugnisse, Verträge, Versicherungspolizzen, Befunde
• Arbeiten der Kinder, die sie behalten wollen
• Kontakte, falls sie nicht ohnehin im Konto gespeichert sind
• für Ein-Personen-Betriebe: Rechnungen und Buchhaltung

Für Großeltern und ältere Angehörige

Viele ältere Menschen nutzen ein Handy, das jemand anderer eingerichtet hat. Ein guter Moment für die Sicherung ist der nächste Besuch: Gemeinsam in den Einstellungen nachsehen, ob die Sicherung läuft, und das Datum ablesen. Wichtig dabei: Das Passwort für das Konto sollte die Person selbst kennen oder sicher aufbewahren, nicht nur die Enkelin, die das Handy eingerichtet hat.

Checkliste für heute

• Handy-Sicherung eingeschaltet, Datum der letzten Sicherung abgelesen
• Eine externe Festplatte vorhanden oder auf die Einkaufsliste gesetzt
• Festen Termin für die monatliche Kopie im Kalender eingetragen
• Festplatte nach dem Kopieren abgesteckt und anderswo aufbewahrt
• Einmal ein Foto aus der Sicherung zurückgeholt

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